Inwentaryzacja środków trwałych, czyli mówiąc w uproszczeniu spis z natury, to obowiązek rachunkowy każdego przedsiębiorcy. Wszystkie zasady inwentaryzacji, jej warunki i tryb przeprowadzenia zostały określone w ustawie o rachunkowości.
Na czym polega Inwentaryzacja środków trwałych?
Inwentaryzacja środków trwałych polega na przeliczeniu i kontroli stanu ilościowego wszystkich środków trwałych należących do przedsiębiorstwa oraz na jednoczesnej weryfikacji ich przydatności w dalszym prowadzeniu działalności gospodarczej.
Inwentaryzacja może więc dotyczyć maszyn i urządzeń, sprzętów biurowych, produktów finalnych produkowanych przez firmę czy surowców, które znajdują się w zapasie magazynowym.
W jakim celu przeprowadza się inwentaryzację?
Inwentaryzacja ma dwa zasadnicze cele: sprawdzenie aktualnego majątku firmy oraz porównanie tego, co zostało ujawnione z tym co figuruje w ewidencji. Wyniki inwentaryzacji pozwalają również dokonać korekty przychodów i wydatków firmy. Warto wspomnieć o tym, że dzięki inwentaryzacji regularnie wzmacnia się kontrola wewnętrzna majątku firmy, co ma szczególne znaczenie zwłaszcza w przedsiębiorstwach produkcyjnych.
Inwentaryzacja jest też niezwykle przydatna, ponieważ wychwytuje i ujawnia narzędzia czy maszyny niezdatne do dalszej eksploatacji, których naprawa staje się nieopłacalna.
Termin przeprowadzenia inwentaryzacji
Ustawa o rachunkowości nakłada na firmy rozliczające się za pomocą ksiąg handlowych obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych na koniec roku obrotowego lub w dowolnym dniu raz na cztery lata. W wielu firmach powszechną praktyką jest inwentaryzacja na koniec roku obrotowego.
Jest też dodatkowy zapis mówiący o tym, że inwentaryzację należy wykonać zawsze w dzień zamknięcia działalności gospodarczej i od tej zasady nie ma żadnych odstępstw.
Jak przygotować się do inwentaryzacji?
Do każdej inwentaryzacji dział finansowy powinien być dobrze przygotowany, a członkowie komisji zapoznani z koniecznymi przepisami o rachunkowości oraz zaangażowani i kompetentni. Nadrzędną zasadą jest opracowanie właściwych procedur. Pozwolą one na liczenie majątku firmy zawsze w ten sam sposób, co pozwoli na szybkie i łatwe porównanie środków trwałych.
Niestety wciąż pokutuje błędne przekonanie, że inwentaryzacja jest przykrym i czasochłonnym obowiązkiem pozbawionym sensu i nie dostrzega się korzyści, jakie ona daje w dłuższej perspektywie. Mowa tu głównie o kontroli bieżącego majątku przedsiębiorstwa i weryfikacji jego stanu.