Świadectwo pracy jest dokumentem wystawianym przez pracodawcę. Jego wydanie ma miejsce w momencie wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Dokument ten powinien być wystawiony i wydany bez względu na stan rozliczeń z pracownikiem. Co więcej, pracownikowi, który nie otrzyma zaświadczenia w ustalonym terminie przysługuje prawo do odszkodowania z tytułu poniesionych szkód. Prawo do rekompensaty przysługuje również w momencie, gdy pracownik poniósł szkody z powodu niewłaściwie wystawionego dokumentu.
Świadectwo pracy w myśl polskiego kodeksu pracy powinno być wystawione i przekazane pracownikowi w dniu rozwiązania lub wydania stosunku pracy. Dotyczy to umów zawartych na podstawie umowy o pracę na czas określony oraz nieokreślony. Świadectwo można wydać bezpośrednio na ręce pracownika lub osobie, która otrzymała do tego pełnomocnictwo. Jeśli wydanie świadectwa w dniu zakończenia współpracy nie jest możliwe, pracodawca ma na to siedem dni kalendarzowych. Wtedy najczęściej świadectwo jest dostarczane drogą pocztową lub kurierem. Świadectwo pracy sporządzane jest również w przypadku zmarłych pracowników. Trafia ono potem do teczki pracowniczej. W każdym momencie z wnioskiem o jego wydanie mogą wystąpić członkowie rodziny lub osoby będący prawnymi spadkobiercami majątkiem zmarłego.
Kiedy wystawić świadectwo pracy? Nowe przepisy wprowadzają kilka zmian
Dotyczą one przede wszystkim sposobu oraz okresu przechowywania przechowywania dokumentów. Do tej pory akta pracownicze trzeba było przechowywać przez okres aż 50 lat. Było to rozwiązanie niepraktyczne zdaniem przeważającej części pracodawców. Od przyszłego roku okres przechowywania danych pracowniczych w postaci akt będzie wynosił 10 lat, licząc od roku kalendarzowego, w którym miało miejsce ustanie stosunku pracy. Pracodawca będzie zobowiązany również do przekazania informacji o okresie przechowywania danych, czy też zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, jeśli nie zostanie ona odebrana w ustalonym terminie. Zmiany wchodzą w życie od pierwszego stycznia 2019 roku.